KI-gestützte Anleitungserstellung: Von der Idee zum fertigen Dokument

KI für die Erstellung von Anleitungen ermöglicht es, verstreute Notizen, Prozessbeschreibungen und technische Anforderungen in verständliche Dokumente zu verwandeln. Eine künstliche Intelligenz kann die Struktur aufbauen, Handlungsabläufe gliedern, Wiederholungen entfernen und den Text in einen einheitlichen Stil bringen. Das ist besonders bei der Erstellung interner Richtlinien, Benutzerhandbücher und Unternehmensdokumentationen hilfreich.

Allerdings kennt die KI keine unternehmensspezifischen Besonderheiten, wenn sie ihr nicht mitgeteilt werden. Die Qualität des Ergebnisses hängt von den Ausgangsdaten ab, und das fertige Dokument sollte vor der Nutzung überprüft werden. Im Folgenden zeigen wir, wie man die Arbeit mit einer KI organisiert - vom ersten Entwurf bis zur Abnahme der Anleitung.

Welche Anleitungen und Richtlinien lassen sich mit KI erstellen?

Neuronale Netzwerke eignen sich für Dokumente, in denen Handlungen schrittweise erklärt, Verantwortlichkeiten verteilt oder ein einheitlicher Arbeitsablauf festgelegt werden muss. Besonders nützlich ist KI, wenn Informationen bereits vorliegen, aber unstrukturiert, etwa in Notizen, E-Mails, Entwürfen oder mündlichen Erklärungen.

Mit Hilfe von KI lassen sich verschiedene Dokumenttypen erstellen:

• Schritt-für-Schritt-Anleitungen, z. B. für die Konfiguration von Programmen, die Registrierung von Nutzern oder die Bedienung von Geräten.
• Stellenbeschreibungen: Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Interaktionen der Mitarbeitenden.
• Interne Richtlinien: Regeln zur Bearbeitung von Anfragen, Dokumentenfreigabe, Kundenservice und anderen Arbeitsabläufen.
• Technische Dokumentation: Beschreibung von Systemfunktionen, Konfigurationseinstellungen und Standardvorgängen.
• Checklisten: Kurze Aktionslisten zur Ergebniskontrolle oder für wiederkehrende Aufgaben.

Der größte Vorteil von KI ist die Fähigkeit, Informationen schnell von einem Format in ein anderes zu übertragen. Zum Beispiel lässt sich ein ausführliches Regelwerk in eine kompakte Checkliste umwandeln oder unstrukturierte Notizen werden zu einer klaren Schrittfolge.

Dennoch sollte KI nur als Assistenz bei der Dokumentenerstellung dienen, nicht als Quelle verbindlicher Vorschriften. Die KI kann Struktur und Formulierungen vorschlagen, aber keine Sicherheitsanforderungen, rechtlichen Normen oder internen Regeln eigenständig festlegen.

Als Grundlage für solche Dokumente sollten immer bestehende Anforderungen und tatsächliche Arbeitsabläufe dienen.

So erstellen Sie mit KI eine Anleitung: Schritt-für-Schritt

Die Erstellung einer Anleitung mit KI beginnt nicht mit der Textgenerierung, sondern mit der Vorbereitung der Informationen. Je präziser die Ausgangssituation beschrieben ist, desto weniger Korrekturen sind nötig. Am besten gliedert man die Arbeit in drei Phasen.

Vorbereitung der Ausgangsdaten

Vor dem Einsatz von KI sollten Zielgruppe und Zielsetzung der Anleitung klar sein. Ein Dokument für neue Mitarbeitende unterscheidet sich von einem technischen Leitfaden für erfahrene Spezialisten.

Für die Vorbereitung werden benötigt:

• Ziel des Dokuments - Welcher Prozess oder welche Handlung soll erklärt werden?
• Zielgruppe - Wer nutzt die Anleitung und welches Vorwissen ist vorhanden?
• Ausgangsmaterial - Notizen, bestehende Regeln, technische Anforderungen oder Prozessbeschreibungen.
• Erwartetes Ergebnis - Was soll der Nutzer nach der Anleitung erreichen?
• Einschränkungen - Verbindliche Bedingungen, Verbote und Besonderheiten im Arbeitsablauf.

Beispiel: Für eine Anleitung zur Bearbeitung von Kundenanfragen sollten Herkunft der Anfrage, Zuständigkeiten, durchzuführende Schritte und Übergaberegeln an andere Mitarbeitende klar definiert sein.

Fehlen Informationen, sollte die KI zunächst eine Liste mit Rückfragen erstellen, statt fehlende Regeln zu erfinden.

Erstellung des ersten Entwurfs

Sind die benötigten Informationen gesammelt, können sie der KI für die Dokumentengenerierung übergeben werden. Textbasierte KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini sind dafür geeignet.

Im ersten Schritt reicht es, die KI um eine Struktur und die logische Auflistung der Handlungen zu bitten. Eine perfekte Formatierung ist zu Beginn nicht notwendig: Logikfehler lassen sich einfacher vor der Endredaktion beheben.

Ein guter Entwurf sollte enthalten:

• Kurzbeschreibung des Zwecks
• Voraussetzungen und Anforderungen vor Beginn
• Schrittweise Handlungsabfolge
• Erwartetes Ergebnis jedes wichtigen Schritts
• Handlungsempfehlungen bei typischen Fehlern oder Sonderfällen, sofern in den Ausgangsdaten beschrieben

Wichtig: Die KI sollte ausdrücklich angewiesen werden, keine unbestätigten Angaben zu ergänzen. Bei fehlenden Informationen muss die KI Lücken markieren, anstatt sie zu füllen.

Bearbeitung und Formatierung des Dokuments

Der entstandene Entwurf sollte in ein für die praktische Nutzung geeignetes Format gebracht werden. Dafür kann erneut KI eingesetzt werden, um Formulierungen zu vereinfachen, Dopplungen zu entfernen und lange Schritte zu unterteilen.

Besonders wichtig ist die Präzision der Anweisungen. Beispielsweise hilft die Formulierung "Stellen Sie die erforderlichen Parameter ein" wenig - besser ist eine genaue Angabe, welchen Bereich man öffnen, welche Werte eintragen und wie man das Ergebnis prüfen soll.

Für die Aufbereitung sind folgende Prinzipien sinnvoll:

• Ein Schritt = eine Handlung
• Bezeichnungen von Buttons, Befehlen und Elementen sollten der realen Software entsprechen
• Warnhinweise und verbindliche Bedingungen separat hervorheben
• Tabellen für Parametervergleiche, Listen für Schrittfolgen nutzen

Nach der Überarbeitung kann der Text in Word, Google Docs oder die unternehmenseigene Wissensdatenbank übernommen werden. Wird das Dokument regelmäßig aktualisiert, sollten Version, Änderungsdatum und verantwortliche Person direkt angegeben werden.

Fertige Prompts für die Erstellung von Anleitungen und Richtlinien

Damit die KI ein nützliches Dokument erstellt, sollte der Prompt eine konkrete Aufgabe, Ausgangsdaten und Anforderungen an das Ergebnis enthalten. Statt "Schreibe eine Anleitung" empfiehlt es sich, Zielgruppe, Format und Einschränkungen zu präzisieren.

Prompt für die Erstellung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung von Grund auf

Geeignet für Benutzerhandbücher, Schulungen und wiederkehrende Abläufe.

Erstelle eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema: [Thema].
Zielgruppe: [Wer nutzt die Anleitung].
Ziel: [Erwartetes Ergebnis].
Ausgangsdaten: [Ablaufbeschreibung].

Anforderungen:
1. Verwende eine einfache, verständliche Sprache.
2. Gliedere die Schritte logisch.
3. Gib zu jedem Schritt eine konkrete Handlung an.
4. Füge notwendige Bedingungen und Warnhinweise hinzu.
5. Ergänze keine erfundenen Fakten. Falls Informationen fehlen, stelle Rückfragen.

Format: kurzes Intro, Vorbereitung, Schrittfolge, Ergebnisprüfung.

Prompt zur Umwandlung eines Entwurfs in eine Richtlinie

Verwendbar, wenn der Prozess bereits in Notizen, E-Mails oder unstrukturierten Dokumenten existiert. Die KI verteilt die Informationen auf Abschnitte und hilft, Zuständigkeiten hervorzuheben.

Wandle den folgenden Entwurf in eine strukturierte Arbeitsrichtlinie um.
Ausgangstext: [Entwurf einfügen].

Erstelle ein Dokument mit folgenden Abschnitten:
- Zweck und Geltungsbereich
- Verantwortliche Mitarbeitende
- Ablaufbeschreibung
- Ausnahmen und Sonderfälle
- Ergebniskontrolle

Erhalte alle wichtigen Anforderungen. Entferne Dopplungen und unklare Formulierungen. Ergänze keine neuen Regeln oder Aufgaben, die im Ursprungstext nicht enthalten sind. Fehlende Informationen bitte separat aufführen.

Prompt zur Überprüfung einer fertigen Anleitung

Hilft, ausgelassene Schritte, Widersprüche und zu allgemeine Formulierungen vor der Freigabe zu erkennen.

Prüfe die folgende Anleitung auf logische Fehler, Unklarheiten und fehlende Schritte.
Anleitungstext: [Dokument einfügen].

Analysiere:
1. Verständlichkeit jedes Schritts
2. Reihenfolge der Handlungen
3. Vollständigkeit der Bedingungen
4. Widersprüche zwischen den Abschnitten
5. Ungeprüfte Behauptungen und mögliche Risiken

Stelle das Ergebnis in einer Tabelle dar: Problemstelle, Fehlerbeschreibung, Korrekturvorschlag.

Ändere keine fachlichen Anforderungen ohne Bestätigung. Falls die Richtigkeit einer Handlung im Text nicht belegt ist, kennzeichne den Punkt zur Prüfung durch eine Fachkraft.

Diese Vorlagen lassen sich für unterschiedliche Aufgaben anpassen, indem man Ausgangsdaten und Formatvorgaben ändert. Weitere Beispiele finden Sie im Artikel "10 beste Prompt-Vorlagen für ChatGPT und Claude: Anleitung für effektive KI-Anfragen".

So überprüfen Sie mit KI erstellte Anleitungen

Selbst gut formatierte Anleitungen können Fehler enthalten. KI kann wichtige Schritte übersehen, Anforderungen falsch interpretieren oder plausible, aber nicht existierende Regeln hinzufügen. Deshalb muss das Dokument vor der Nutzung sorgfältig geprüft werden.

Prüfung auf Vollständigkeit und logische Reihenfolge

Zunächst sollte sichergestellt werden, dass die Anleitung dem realen Prozess entspricht. Dabei sind folgende Punkte wichtig:

• Vollständigkeit der Schritte: Sind alle Handlungen beschrieben und ohne weitere Erklärungen ausführbar?
• Richtige Reihenfolge: Wird an irgendeiner Stelle ein Ergebnis benötigt, das noch nicht erzielt wurde?
• Genauigkeit der Angaben: Stimmen Bezeichnungen, Einstellungen und Befehle mit der aktuellen Software- oder Geräteversion überein?
• Fehlerbehandlung: Ist klar, was zu tun ist, wenn der Prozess nicht wie geplant abläuft?
• Einhaltung der Anforderungen: Widerspricht das Dokument internen Firmenregeln oder gesetzlichen Vorgaben?

Eine gute Methode ist, die Anleitung von einer Person testen zu lassen, die die Aufgabe noch nie erledigt hat. Wenn sie alle Schritte ohne Rückfragen umsetzen kann, ist das Dokument ausreichend verständlich. Etwaige Schwierigkeiten sollten dokumentiert und korrigiert werden.

So erkennen Sie Fehler und erfundene Anforderungen

Neuronale Netzwerke beschreiben manchmal Funktionen, die es gar nicht gibt, geben falsche Werte an oder ergänzen eigenständig interne Regeln. Solche Fehler werden als KI-Halluzinationen bezeichnet.

Besonders kritisch zu prüfen sind Angaben zu Bearbeitungszeiten, technischen Parametern, Verweise auf Regelwerke und die Verteilung von Verantwortlichkeiten.

Zusätzlich kann man die KI bitten, Aussagen zu kennzeichnen, die nicht durch die Ausgangsdaten belegt sind. Diese Überprüfung ersetzt jedoch nicht die Kontrolle mit offiziellen Dokumenten und geltenden Richtlinien.

Mehr zu diesen Fehlerquellen lesen Sie im Artikel "KI-Halluzinationen: Wie Sprachmodelle Fakten erfinden und Fehler erkennen".

Sicherheit von Unternehmensdaten

Beim Erstellen interner Dokumente ist der Schutz vertraulicher Informationen besonders wichtig. In Entwürfen können personenbezogene Daten, Kundeninformationen, Geschäftsbedingungen und Details zu internen Systemen enthalten sein.

Vor der Übertragung ins KI-System sollten Sie:

• Personenbezogene Daten, Passwörter und andere sensible Informationen entfernen, sofern sie nicht für die Aufgabe benötigt werden.
• Die Datenverarbeitungs- und Speicherpolitik des jeweiligen KI-Dienstes prüfen.
• Nur von der Firma zugelassene Tools für Unternehmensdokumente nutzen.

Für vertrauliche Prozesse empfiehlt sich der Einsatz von Unternehmenslösungen mit passenden Zugriffs- und Datenschutz-Einstellungen. Ein lokaler KI-Betrieb allein bietet keine Sicherheit - auch der Zugriff auf Dateien und erstellte Dokumente sollte kontrolliert werden.

So automatisieren Sie die Erstellung und Aktualisierung von Richtlinien

Wenn regelmäßig Anleitungen erstellt werden, kann KI nicht nur für Einzeldokumente, sondern zur Standardisierung des gesamten Prozesses eingesetzt werden. Das reduziert manuelle Arbeit und sorgt für einheitliche Dokumentformate.

Verwendung einheitlicher Vorlagen

Für Standarddokumente empfiehlt sich eine Vorlage mit verbindlichen Abschnitten und Stilvorgaben. Diese kann zusammen mit den Ausgangsmaterialien an die KI übergeben werden.

Beispielsweise könnten alle Arbeitsanweisungen des Unternehmens die gleichen Blöcke enthalten: Zweck, Verantwortliche, Ablauf, Ausnahmen, Ergebniskontrolle.

So vermeiden Sie, dass Anleitungen verschiedener Abteilungen unterschiedlich aufgebaut sind und wichtige Informationen an unerwarteten Stellen erscheinen.

Automatisierte Dokumentenaktualisierung

Bei Änderungen in Prozessen müssen Anleitungen aktualisiert werden. Statt alles neu zu schreiben, lässt sich der bestehende Text mit einer Liste der Änderungen an die KI übergeben.

Die KI kann die beiden Versionen vergleichen, betroffene Abschnitte ermitteln, neue Formulierungen vorschlagen und eine Übersicht der Anpassungen erstellen. Ändert sich zum Beispiel der Ablauf einer Freigabe, aktualisiert die KI die entsprechenden Schritte und Zuständigkeiten.

Die Änderungen sollten jedoch nicht automatisch übernommen werden. Die überarbeitete Richtlinie muss von einer verantwortlichen Person geprüft und freigegeben werden.

Wann ist vollständige Automatisierung sinnvoll?

Für wenige Dokumente reicht ein einfacher KI-Chat und ein Texteditor. Bei Dutzenden oder Hunderten Anleitungen empfiehlt sich eine zentrale Lösung.

Diese kann eine Unternehmenswissensdatenbank, Vorlagen, Versionshistorie und Automatisierungswerkzeuge umfassen. Die KI hilft beim Entwurf, erkennt veraltete Passagen und schlägt Aktualisierungen vor.

Wichtig ist, den Lebenszyklus jedes Dokuments zu steuern: Jede Anleitung benötigt eine aktuelle Version, eine verantwortliche Person und einen klaren Freigabeprozess.

Fazit

KI für Anleitungen und Richtlinien ist besonders beim Strukturieren von Informationen, für Entwürfe und beim Überarbeiten von Dokumenten hilfreich. Sie beschleunigt die Umwandlung von Prozessbeschreibungen in nachvollziehbare Handlungen, ersetzt aber nicht die Überprüfung von Fakten und die Abstimmung von Vorgaben.

Für den Einstieg genügt es, einen wiederkehrenden Arbeitsablauf auszuwählen, Ausgangsdaten zu sammeln und mit einem passenden Prompt eine Anleitung zu erstellen. Nach der Prüfung kann das Ergebnis als Vorlage für weitere Dokumente dienen. So entsteht Schritt für Schritt ein einheitliches Anweisungssystem - ganz ohne komplexe Automatisierung.